AVG en TC WVF

AVG en gevolgen voor TC WVF:

AVG – Algemene Verordening Gegevensbescherming – is meegenomen in het beleid van TC WVF. Bij TC WVF hebben de ledenadministratie, website en mail beheerder en de penningmeester te maken met persoonlijke gegevens van leden. Dit gaat om drie personen in totaal. Met elkaar is bekeken hoe omgegaan wordt met de privacy van leden en waar indien mogelijk zaken moeten worden vastgelegd of bijgesteld.

De belangrijkste zaken volgen hieronder in het kader van het beleid van TC WVF:

  • Bij aanmelding van nieuwe leden wordt alleen gevraagd naar minimaal noodzakelijke informatie, die van belang is voor de tennisvereniging en nodig is ivm. aanmelding bij de KNLTB. Het gaat hier om naam, adres, bondsnummer etc.
  • De informatie in de bestaande ledenadministratie wordt teruggebracht naar minimaal noodzakelijke informatie, die van belang is voor de tennisvereniging en KNLTB.
  • De ledenlijst is beperkt en alleen functioneel toegankelijk door de drie commissieleden van TC WVF (ledenadministratie, website en mail beheerder en de penningmeester) .
  • Incasso’s bij leden voor de contributie wordt door de penningmeester zelf verzorgd en gaat niet via de KNLTB of andere organisatie, waardoor persoonlijke gegevens bij de vereniging zelf blijven.
  • De beveiliging van de PC’s en laptop, waarmee gewerkt wordt binnen de tennisvereniging, worden voldoende beveiligd door de betrokkenen zelf.
  • De namen en telefoonnummers die vermeld worden op de site worden verminderd tot het functionele, met alleen telefoonnummers van aanspreekpunten van (commissies van) de vereniging.
  • De bar commissie krijgt alleen namen en telefoonnummers van leden door, waarmee een bardienst schema gemaakt kan worden.
  • De lijst met bardiensten ligt in de kantine (la), die alleen met een sleutel van een lid toegankelijk is. Dit wordt gezien als een beschermde omgeving van de gegevens. Het wel aanwezig zijn van deze lijst in de kantine is functioneel, ivm. mogelijkheid van ruilen van (kantine) diensten.
  • De mail naar leden is gerelateerd aan de tennisvereniging en tennisactiviteiten en wordt verzonden zonder dat mailadressen van andere tennisleden zichtbaar is.
  • Foto’s van leden kunnen in de kantine zichtbaar zijn, of op de website. Indien een tennis lid hier bezwaar tegen heeft kan hij/ zij dit kenbaar maken bij het bestuur en wordt hier rekening mee gehouden.
  • Op de website en facebook pagina van de vereniging staan alleen tennis-gerelateerde berichten en informatie, om dit actueel en functioneel te houden. Indien een lid hier niet op vermeld wil worden met naam of foto, kan dit kenbaar gemaakt worden door het lid bij het bestuur.
  • Indien een data-lek geconstateerd wordt, wordt hier melding van gemaakt bij het bestuur en zal het bestuur actie ondernemen om het lekken van data direct te stoppen en melding te maken richting het signaleringspunt van de KNLTB.
  • De privacy verklaring wordt op de website genoemd.
  • Waar het huishoudelijk regelement niet voldoet mbt. privacy van leden, zal bij de komende ALV indien nodig een toevoeging gemaakt worden op het huishoudelijk regelement.